Само слово “праздник”, в первую очередь, ассоциируется с чем-то радостным, веселым, беззаботным и свободным.

Корпоративный праздник - понятие более сложное и комплексное, имеющее различные формы, а также цели и задачи его организации и проведения.

Корпоративный праздник может быть:
1) символом достижения важного рубежа в жизни компании;
2) заменой премии (буквально);
3) признаком заботы и уважения компании к своим работникам;
4) способом сближения сотрудников и улучшения взаимопонимания;
5) опытом совместного бесконфликтного и продуктивного общения, инструментом для снятия внутрикорпоративных конфликтов;
6) методом проявления творческих сил коллектива; 
7)известием о переменах и изменениях;
8) инструментом введения новых элементов корпоративной культуры;
9) знакомством (с новым руководством, новой политикой, новой идеей компании); и, наконец,
10)  демонстрацией успеха или стабильности.

Планировать проведение праздников имеет смысл при составлении календаря корпоративных событий или плана работы с персоналом на год, и учитывать эти дополнительные расходы при утверждении годового бюджета.

Но если в годовом бюджете Вы только предполагаете сам факт проведения праздника и определяете примерную для его проведения сумму, то все детали заранее запланировать нельзя. Стоимость аренды площадок, работы ресторанов и артистов изменяется в каждом сезоне. Например, новогоднее предложение ресторанов и стоимость аренды банкетных залов изменяется в каждом сезоне. Поэтому и утверждение бюджета мероприятия, и сама подготовка к празднику должны начинаться заранее. Конечно, возможно подготовить праздник и за неделю и даже за один вечер. Но при такой экстремальной организации придется пользоваться только тем, что осталось, и на тех, далеко не выгодных условиях, которые Вам предъявят.

Расходная часть праздничного бюджета может состоять из следующих частей:

- Аренда площадки;
- Украшения зала;
- Приглашения (изготовление и расходы по доставке);
- Еда и напитки;
- Работа ведущего;
- Артисты, шоу-программа, музыкальная аппаратура;
- Спецэффекты;
- Фото- и видео-съемка;
- Транспортные расходы;
- Сувениры и подарки;
- Оплата услуг компании-организатора.
 
Около половины общей суммы обычно бывает потрачено на ресторанное обслуживание, еду и напитки. Еще четверть - на аренду площадки, декорации площадки, техническое оснащение площадки, охрану и транспорт. Оставшаяся часть уйдет на организацию шоу-программы, то есть на артистов, режиссеров, ведущего, ассистентов, на конкурсы, игры и аттракционы, либо - на оплату услуг компании-организатора праздника. Конечно же, это примерное соотношение, и оно может меняться в каждом конкретном случае. Существенного уменьшения расходов на корпоративный праздник можно добиться, лишь пожертвовав уровнем обслуживания, объемом зрелищ или качеством услуг. Но, как показывает опыт, подобные жертвы оказываются совершенно неоправданными.

При подготовке праздника желательно придерживаться определенного порядка. Сначала Вы определяете цель и смысл проведения праздника, его задачи. Потом - общие условия праздника: день и время, количество и состав гостей, требования к месту проведения, требования к программной части, примерный бюджет праздника. Кроме того, необходимо назначить ответственного за организацию праздника сотрудника, и, если это возможно, наделить его полномочиями по самостоятельному принятию решений и утверждению любых деталей в этой связи.

Первым делом ответственный за мероприятие должен определить, какие вопросы он может решить самостоятельно (например, найти «площадку» - место для проведения праздника), что целесообразно выполнить силами своей компании (например, транспорт для гостей), а что лучше доверить сторонним подрядчикам (например, подготовка сценария, создание шоу-программы, поиск и координация артистов и т.д.). Существует несколько типов организаторов, действующих на рынке услуг по подготовке и проведению корпоративных и иных праздников, рассмотрим их ниже.